手書きでの管理では、記載ミスや変更ミスが発生しがち

予約の変更・削除を予約帳と診察券にて手書きで行う方法をとっていましたが、記載ミスにより患者様が本来の予約日時とは異なる時間に来院されたり、診療スペースが空いていないときに来院されたりと、患者様に迷惑をかけることがありました。
正確な予約管理や受付スタッフの負担軽減のため、診療予約システムの導入を検討していました。

予約帳を電子化することで、予約変更等のミスを少なく

弊社では、現在の予約管理方法を確認させて頂き、現状の業務フローに沿った診療予約システムを提案しました。
紙ベースの予約帳を電子化するだけでなく、リライトカード診察券の導入により、予約日の転記ミスがなくなるご提案もさせていただきました。

カルテを見なくても、治療内容を把握できるように

単に日時の予約を取るだけでなく、治療内容も細かく選択出来るように提案しました。
これにより、特定の治療前後の時間の調整や治療内容の調整も出来るようになります。
また、次回の治療内容を予約システム上で確認できるため、予約日時変更の電話を頂いた際でもカルテを探すことなく素早く対応できるようになります。

予約日時のお知らせに加えて、定期的なリコール通知を電子メールで

iPadにも対応

今までは、はがきでリコールを行っていましたが、メールアドレスを登録している患者様には自動でリコール通知を行うシステムを提案しました。
メールアドレスの登録がない患者様には、はがきを利用したリコール通知を行いますが、該当する患者様の宛名ラベルを出力できるようにしました。
また、急患等で予約が全体的に押しているなどに、当日の特定の時間以降に予約をいただいている患者様全員にお知らせメールを一斉送信できる機能も提案しました。
電子メールを活用することで、リコール作業にかかる時間や切手代といったコストの削減だけでなく、患者様の待ち時間削減にも繋げます。

患者様のQOL向上に

診療予約システムの導入により、転記ミスや記載漏れなどによるトラブルが少なくなり、患者様とのコミュニケーションもスムーズになったと感じています。
リコール業務についても、メールの自動送信を活用することで、スタッフにかかる負担が少なくなりました。

リコールによりお口のメンテナンスを受診してもらうことで患者様のQOL(quality of life)向上に貢献したいと思います。